„Die Stadt Mönchengladbach hat nach einer Organisationsuntersuchung ihre Organisationsstruktur im Fachbereich Kinder, Jugend und Familie verändert und neue Standards und Prozessabläufe für den Aufgabenbereich Hilfe zur Erziehung aufgebaut. Auch ein Controlling wurde installiert und wird intensiv als Grundlage zur Steuerung genutzt. Dies setzt gemeinsam mit der engen Zusammenarbeit und dem intensiven Informationsfluss zwischen dem Allgemeinen Sozialen Dienst und der Wirtschaftlichen Jugendhilfe hohe qualitative Maßstäbe. Es verbessert die Steuerung und auch die Ertragsseite und ist ausdrücklich zur Nachahmung empfohlen“, lobt Simone Kaspar bei ihrem Besuch. 

Die gpaNRW überprüft im Rahmen ihres gesetzlichen Auftrags im Fünf-Jahres-Turnus u. a. alle 396 Kommunen im Land. Bei diesen überörtlichen Prüfungen werden zuvor festgelegte Prüfgebiete im Schwerpunkt begutachtet. Das Prüfteam kann bei herausragenden, vorbildlichen Ergebnissen in einem Handlungsfeld die Auszeichnung der Kommune als „Gutes Beispiel“ vorschlagen. Im Segment der kreisfreien Städte wurde in der überörtlichen Prüfung 2024/2025 in Mönchengladbach auch das Prüfgebiet „Hilfe zur Erziehung“ mit dem Handlungsfeld „Wirtschaftliche Jugendhilfe“ betrachtet.

Gut organisierte Prozesse in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe

Die Prozesse in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe (WiJu) der Stadt Mönchengladbach sind gut organisiert und strukturiert. Die WiJu ist analog zum Allgemeinen Sozialen Dienst (ASD) sozialräumlich organisiert. Diese gemeinsame sozialräumliche Ausrichtung unterstützt eine enge Zusammenarbeit zwischen ASD und WiJu und ermöglicht einen schnellen Informationsfluss. Gemeinsam verwaltete Stammdaten in dem jeweiligen Modul der verwendeten Software und tagesaktuelle elektronische Benachrichtigungen bei Änderungen unterstützen dies maßgeblich.

Zeitnahe Prüfung von Kostenerstattungsansprüchen verhindert Vermögensschäden

Die Wirtschaftliche Jugendhilfe der Stadt Mönchengladbach erhält zeitnah alle Informationen für die Prüfung der Zuständigkeit im Hilfeplanverfahren. Die Zuständigkeitsprüfung erfolgt unter Beteiligung der Teamleitung der WiJu regelmäßig vor der Kollegialen Beratung. Auch bei laufenden Fällen wird die Zuständigkeit durch die WiJu zeitnah festgestellt. Dadurch kann unzuständiges Handeln vermieden werden.

Kostenerstattungsansprüche macht die WiJu regelmäßig geltend und überprüft zudem jährlich alle Hilfefälle bezüglich Zuständigkeit und Kostenerstattungsansprüchen. Das verhindert Verjährungen und Vermögensschäden. Das Jugendamt in Mönchengladbach arbeitet insgesamt weitestgehend elektronisch und schnittstellenarm. Auch die elektronische Akte ist in Planung.

Die WiJu in Mönchengladbach wird intensiv in das Hilfeplanverfahren eingebunden und nimmt aktiv an den Kollegialen Beratungen und Hilfeentscheidungen teil. Die neuen Strukturen, die hohen Standards in der Fallbearbeitung sowie die intensive Zusammenarbeit wirken sich positiv auf die Ertragsseite, aber auch auf Aufwendungen und Fallzahlen aus.

Regelmäßige Auswertungen von steuerungsrelevanten Grund- und Kennzahlen

Das Controlling ist ebenfalls sehr gut aufgestellt. Durch regelmäßige Auswertungen von steuerungsrelevanten Grund- und Kennzahlen sowie ein Berichtswesen sind sehr gute Steuerungsgrundlagen vorhanden. Neben Kennzahlen zu Aufwendungen und Fallzahlen werden auch Qualitätsmerkmale regelmäßig ausgewertet und dargestellt. Auswertungen nach Sozialraum, Team, Träger oder Hilfeart differenzieren dies weiter und bieten eine gute Grundlage, um Ursachen für Abweichungen oder Entwicklungen zu ermitteln. Auch differenzierte Auswertungen zu den einzelnen Kostenerstattungsarten mit den zugehörigen Erträgen und Fallzahlen sind vorhanden und dienen zu Steuerungszwecken. Zusätzlich finden regelmäßige Controllingworkshops mit den einzelnen Teams und Leitungskräften statt.

Die ambulanten Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltvereinbarungen erfolgen strukturiert und auf Basis einer Verhandlungsdatenbank, die Informationen und Veränderungen zu Kosten, Entgelten, Leistungen und Qualität der einzelnen Träger enthält. Die Auswertungen des Controllings zu den genannten Inhalten erfolgt mit einem Ampelsystem. Die Ergebnisse unterstützen die Verhandlungen und Qualitätsdialoge sowie die Trägerauswahl im Hilfeplanverfahren. Auch zahlreiche Unterlagen wie Leistungsbeschreibungen, Kostenkalkulationen, Verhandlungsergebnisse usw. sind zentral elektronisch abgelegt. Der Stadt liegen dadurch sehr viele wichtige Informationen und Auswertungen gebündelt vor, die sie zur Steuerung und zu Verhandlungen verwenden kann.

Überarbeitete Prozessabläufe können sich positiv auf den Haushalt auswirken

Durch die überarbeiteten Prozessabläufe kann sichergestellt werden, dass Erträge zeitnah generiert werden und unzuständiges Handeln vermieden wird. Das intensive Controlling bildet eine gute Grundlage zur Ursachenermittlung von Aufwandssteigerungen und für die Installierung von Gegenmaßnahmen. Auch für die Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltvereinbarungen mit den freien Trägern sind die Auswertungen eine gute Unterstützung. „Die Stadt hat somit eine wichtige Grundlage zur Steuerung der Erträge, Aufwendungen und Fallzahlen geschaffen. Dies kann sich positiv auf den Haushalt auswirken. Daher zeichnen wir die Stadt Mönchengladbach mit Freude aus und empfehlen das Vorgehen anderen Kommunen als Beispiel für gute kommunale Praxis“, unterstreicht gpa-Vizepräsidentin Simone Kaspar.

Oberbürgermeister Felix Heinrichs erklärt abschließend zu der Auszeichnung: „Mönchengladbach hat den Wert eines guten Controllings erkannt. Durch das effiziente Handeln sind die unumgänglichen Steigerungen zumindest abgefedert worden. Wichtig ist uns dabei, dass wir für jeden Fall die richtige Maßnahme treffen, denn das sind wir den betroffenen Kindern schuldig. Der Dank gilt vor allem denjenigen, die täglich die komplexen Fälle im Blick haben. Die Bewertung der Gemeindeprüfungsanstalt NRW ist für uns alle eine große Motivation!“

Foto: Stadt Mönchengladbach