Digitale Gremienarbeit

Durchführung digitaler Sitzungen für kommunale Gremien

Grundlagen zur Zulassung von Anwendungen für hybride und digitale Sitzungen durch die gpaNRW

 

Der Landtag des Landes NRW hat in seiner Sitzung vom 06. April 2022 das „Gesetz zur Einführung digitaler Sitzungen für kommunale Gremien und zur Änderung kommunalrechtlicher Vorschriften“ verabschiedet.

 

Durch dieses Artikel-Gesetz wurden Regelungen in die Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) sowie die Kreisordnung für das Land Nordrhein-Westfalen aufgenommen, mit denen die Grundlage für digitale Sitzungen aller kommunalen Gremien geschaffen wird.

 

Mit diesen neuen Regelungen soll die Handlungsfähigkeit der kommunalen Ebene auch in kritischen Notfalllagen über einen längeren Zeitraum hinweg sichergestellt werden (§ 47a GO NRW). Darüber hinaus gewährt der Gesetzgeber den Kommunen auch die Möglichkeit, außerhalb von besonderen Ausnahmefällen „hybride Sitzungen“ von Ratsausschüssen durchzuführen (§ 58a GO NRW).

 

Grundsätzlich liegt die Entscheidung über die Durchführung solcher digitaler bzw. hybriden Sitzungen bei den gewählten Vertretungen. Auch die Umsetzung des Ablaufs digitaler und hybrider Sitzungen  unterliegt nach wie vor dem Prinzip der kommunalen Selbstverwaltung.

Zulassung geeigneter Anwendungen

 

Der Gesetzgeber hat allerdings die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen auf kommunaler Ebene unter einen Vorbehalt gestellt. Dies wird damit begründet, dass die eingesetzten Anwendungen für die digitale und hybride Gremienarbeit grundsätzlichen technischen, datenschutzrechtlichen und organisatorischen Aspekten entsprechen müssen und damit einen Standard gewährleisten, der diesem sensiblen Anwendungsbereich genügt.

 

Daher ist ein Zulassungsvorbehalt für die zu verwendenden Lösungen sowie eine Verordnungsermächtigung vorgesehen, auf deren Grundlage die einschlägigen organisatorischen, technischen, datenschutzrechtlichen und IT-sicherheitstechnischen Anforderungen an die Fachanwendungen näher bestimmt und das Zulassungsverfahren geregelt wird.

 

Zulassungsverfahren durch die gpaNRW

 

Als Zulassungsstelle wurde in Artikel 6 des o. g. Gesetzes die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) bestimmt.

 

Der Gesetzgeber regelt zudem in § 133 Absatz 4 GO NRW, dass das für Kommunales zuständige Ministerium eine Rechtsverordnung erlassen kann, die die Vorgaben hinsichtlich der technischen und organisatorischen Umsetzung von Sitzungen in digitaler und in hybrider Form – einschließlich datenschutzrechtlicher und informationssicherheitsrechtlicher Standards - beschreibt.

 

Diese Rechtsverordnung wurde am 27. April 2022 erlassen und bildet die Grundlage für die Ausgestaltung der maßgeblichen Zulassungsverfahren; zudem beschreibt sie auch die von den Anwendungen zu erfüllenden Anforderungen (Verordnung über die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen kommunaler Vertretungen (Digitalsitzungsverordnung – DigiSiVO).

 

Hierzu wird zu gegebener Zeit außerdem eine entsprechende Verwaltungsvorschrift veröffentlicht, welche die Vorgehensweise der gpaNRW abschließend näher beschreibt und darstellt.

 

Digitale Sitzungen - hybride Sitzungen?

 

Der Gesetzgeber definiert in § 47 a GO NRW die Begriffe „digitale“ bzw. „hybride Sitzung“. Demnach nehmen bei einer digitalen Sitzung alle Gremienmitglieder ohne persönliche Anwesenheit am Sitzungsort unter Einsatz technischer Hilfsmittel durch zeitgleiche Bild-Ton-Übertragung an der Sitzung teil.

 

Bei einer hybriden Sitzung nehmen Gremienmitglieder teils persönlich und teils ohne persönliche Anwesenheit an der Sitzung teil, während die Sitzungsleitung am Sitzungsort anwesend ist.

 

Grundsätzlich ist eine digitale Sitzung nur in einem vom Rat festgestellten Ausnahmefall möglich. Die Durchführung von hybriden Sitzungen kann hingegen auch außerhalb der besonderen Ausnahmefälle vorgesehen werden. Hierzu kann die Gemeinde in der Hauptsatzung die hiervon betroffenen Ausschüsse des Rates bestimmen. Von diesem Recht ausgenommen sind die in § 57 Absatz 2 GO NRW genannten Ausschüsse.

 

Welche Ausnahmefälle im Sinne des § 47a GO NRW sind denkbar?

 

Die Feststellung eines Ausnahmefalls im Sinne des § 47a GO NRW erfolgt im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung durch den Rat der Gemeinde. Der Beschluss darüber ist mit zwei Dritteln seiner Mitglieder, längstens für einen Zeitraum von zwei Monaten, zu fassen. Hierzu könnten Katastrophenlagen, Pandemiesituationen oder ähnliche außergewöhnliche Notsituationen zählen.

 

Welche Fachanwendungen fallen unter die Zulassungspflicht?

 

Die Zulassungspflicht erstreckt sich auf

  • IT-Anwendungen zur Durchführung von Sitzungen kommunaler Vertretungskörperschaften oder von Teilen derselben per Videoübertragung (Bild und Ton - digital oder hybrid) sowie
  • IT-Anwendungen zur Durchführung von (geheimen) Abstimmungen (eVoting).

 

Wer ist von der Zulassungspflicht betroffen?

 

Unter die o. g. Regelung der GO NRW fallen folgende Körperschaften im Land NRW:

  • die Verwaltungen der Gemeinden, Städte und Kreise sowie der Städteregion Aachen,
  • der Landschaftsverband Rheinland (LVR) sowie der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL),
  • der Regionalverband Ruhr (RVR),
  • der Landesverband Lippe (LVL) und
  • die kommunalen Zweckverbände im Sinne des GkG NRW.

Diese Körperschaften müssen künftig sicherstellen, dass

  • für die digitalen und hybriden Sitzungen nur solche Anwendungen verwendet werden, die von der gpaNRW zugelassen sind,
  • die technischen Voraussetzungen während der Sitzung durchgehend bestehen und
  • die Gremienmitglieder ihre Sitzungsteilnahme per Bild-Ton-Übertragung in eigener Verantwortung sicherstellen können.

 

Ablauf des Zulassungsverfahrens nach §§ 47a, 58a GO NRW

 

Das eigentliche Zulassungsverfahren wird durch einen Antrag des Herstellers der zulassungspflichtigen Fachanwendung eröffnet.

Auf den Seiten der gpaNRW werden zukünftig Übersichten über die laufenden und abgeschlossenen Zulassungsverfahren gepflegt.