Programmprüfung - Kommunale Fachverfahren

In den der Gemeindeordnung des Landes Nordrhein-Westfalen (GO NRW) unterliegenden Verwaltungen kommen flächendeckend IT-Systeme auch zur Unterstützung des kommunalen Haushaltswesens zum Einsatz.

 

Durch den Einsatz von Fachverfahren werden dabei einzelne Prozessschritte der kommunalen Haushaltswirtschaft – von der Planung und Bewirtschaftung eines öffentlichen Haushaltes über die Zahlungsabwicklung bis hin zur Vollstreckung einer Forderung – automatisiert ausgeführt. Der Einsatz vor Ort reicht dabei von vollumfänglichen Software-Lösungen zur kompletten Bewirtschaftung bis hin zur hochspezialisierten Fachanwendung für bestimmte Teilbereiche der kommunalen Haushaltswirtschaft.

 

Ab dem 01.01.2021 dürfen gemäß § 94 Absatz 2 GO NRW für die automatisierte Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft daher nur noch Fachprogramme verwendet werden, die von der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) zugelassen sind. Diese hoheitliche Aufgabe wurde der gpaNRW durch das 2. NKFWG NRW bereits zum 1. Januar 2019 übertragen.

Das gesetzliche Erfordernis einer Zulassung dient in erster Linie der Beschreibung eines einheitlichen Qualitätsniveaus. Durch dessen Bestätigung kann ein rechts- und normenkonformes Arbeiten mit einer Fachanwendung in Kommunen sichergestellt werden. Insofern kann auch die nach wie vor bestehende Pflicht zur Anwendungsprüfung auf örtlicher Ebene auf den Ergebnissen dieser Zulassungsprüfung aufbauen.

 

Zuständig für die Zulassung von Fachverfahren ist das Team „IT-Prüfung und Beratung“ der gpaNRW. In Abstimmung mit dem zuständigen Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des Landes Nordrhein-Westfalen (MHKBG) wurden die notwendigen Zulassungsverfahren beschrieben und abgestimmt sowie die erforderlichen Prüfungskriterien formuliert. Diese wurden in der „Verwaltungsvorschrift zur Zulassung von Fachverfahren zur automatisierte Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft nach § 94 Absatz 2 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (Verwaltungsvorschrift Zulassung von Fachverfahren VwV Zulassung Fachverfahren)“ am 24.09.2020 veröffentlicht. Hier finden Sie das Ministerialblatt.  

 

In der Verwaltungsvorschrift sind die von der gpaNRW bei der Programmzulassung zu Grunde zu legenden Kriterien niedergelegt. Grundsätzlich wurden dabei sowohl „allgemeine Anforderungen“ als auch „fachliche Anforderungen“ formuliert, die von den Fachverfahren vor einem Einsatz im Bereich der kommunalen Haushaltswirtschaft erfüllt werden müssen.

 

Im Zusammenhang mit der Zulassungspflicht von Fachverfahren ergeben sich viele Detailfragen. Hierzu hat das zuständige Ministerium für Kommunales des Landes NRW (MHKBG) in Abstimmung mit der gpaNRW einen Erlass erarbeitet, der Regelungen zur Zulassungspflicht sowie zum Zulassungsverfahren enthält. Diesen können Sie hier einsehen.

 

Grundsätzlich gilt: Die gpaNRW übernimmt die Zulassung der Fachprogramme nach § 94 Abs. 2 GO NRW. Eine Zulassungspflicht nach § 94 Absatz 2 GO NRW ergibt sich in erster Linie bei Fachverfahren die im Kern der Ausführung der Geschäfte des kommunalen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens nach den Regeln des doppischen Finanzwesens dienen. Dies bedeutet, dass eine Zulassungspflicht vorliegt, sobald ein für den Bereich „Kämmerei“/zentrale Finanzverwaltung vorgesehenes Fachverfahren eines der im o. g. Erlass genannten fachlichen Prüfmodule - ggfs. auch nur in Teilen - berührt (Haushaltsplanung, Haushaltsbewirtschaftung, Buchführung, Zahlungsabwicklung (Kasse), Forderungs-und Vollziehungswesen, Jahresabschluss/Bilanz, Anlagenbuchhaltung).

Es kommt dabei nicht darauf an, ob Funktionen eines Fachverfahrens tatsächlich genutzt werden, sondern das das Fachverfahren diese Funktionen bietet. Nicht zulassungspflichtig im Sinne des § 94 Absatz 2 GO NRW sind Fachverfahren, bei denen die Abwicklung einer Fachaufgabe im Vordergrund steht (auch wenn hier Gebührenbescheide erstellt oder Beträge verwaltet werden). Hierzu zählen z. B. Fachverfahren zur Personalbewirtschaftung, Sozialhilfeverwaltung, Schulverwaltung etc..

Darüber hinaus hat die gpaNRW aktuell die häufigsten Fragestellungen und Antworten rund um das Thema in einer FAQ-Liste zusammen. Hier geht es zur FAQ-Liste.

 

Anträge auf Zulassung eines Fachverfahrens können ab sofort gestellt werden. Eine Übersicht über eingegangene Anträge finden Sie hier.

Ein elektronisches Antragsformular für zulassungspflichtige Hersteller wird derzeit erarbeitet. In der Zwischenzeit senden Sie gerne einen formlosen Antrag bzw. eine Anfrage an das Postfach komfach [at] gpa.nrw.de ()

 

Für eine rechtssichere und verschlüsselte Kommunikation, steht Ihnen auch unser De-Mail-Postfach unter komfach [at] gpa.nrw.de-mail.de () zur Verfügung.

 

Zulassung von Fachverfahren