In der kommunalen Praxis wird zunehmend deutlich, dass Unsicherheiten hinsichtlich des Umfangs und der Aktualität bestehender Zulassungen für verwendete Fachverfahren existieren. Insbesondere bei Softwareupdates, neuen Versionsständen oder länger zurückliegenden Zulassungen stellt sich häufig die Frage, ob die eingesetzte Version noch von der bestehenden Zulassung umfasst ist.
Kommunen dürfen für die Haushaltswirtschaft nur zugelassene Fachverfahren einsetzen
Die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) ist nach § 94 Absatz 2 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (GO NRW) für die Durchführung von Zulassungsverfahren kommunaler Fachverfahren zuständig. Kommunen dürfen für die kommunale Haushaltswirtschaft ausschließlich Fachverfahren einsetzen, die über eine gültige Zulassung verfügen.
Dabei ist hervorzuheben: Die Verantwortung für den Einsatz zugelassener Fachverfahren liegt letztlich bei der jeweiligen Kommune. Zwar werden Zulassungsverfahren in der Regel durch die Hersteller oder Anbieter der Fachverfahren beantragt und begleitet, die Kommune muss jedoch sicherstellen können, dass die eingesetzte Software die Anforderungen des § 94 Absatz 2 GO NRW erfüllt und über eine gültige Zulassung verfügt.
Hersteller sind verpflichtet, Änderungen an den zugelassenen Fachverfahren anzuzeigen
Nach erfolgter Zulassung sind Hersteller verpflichtet, Änderungen an den zugelassenen Fachverfahren gegenüber der gpaNRW anzuzeigen. Dies betrifft insbesondere neue Releases, funktionale Erweiterungen, technische Anpassungen oder sonstige Änderungen, die Auswirkungen auf die Zulassungsvoraussetzungen haben könnten. Die Änderungen werden anschließend durch die gpaNRW bewertet. Ergibt die Prüfung, dass keine wesentlichen Änderungen vorliegen, wird die neue Version als weiterhin von der bestehenden Zulassung umfasst angesehen und entsprechend in der Übersicht der zugelassenen Fachverfahren veröffentlicht.
Werden hingegen wesentliche Änderungen festgestellt, kann eine weitergehende Nachprüfung erforderlich werden. Bis zum Abschluss dieses Verfahrens ist offen, ob die geänderte Version weiterhin zulässig eingesetzt werden darf.
Kommunen sollten eigenständig darauf achten, dass eine gültige Produktversion eingesetzt wird
> In diesem Zusammenhang weist die gpaNRW darauf hin: Mitteilungen über Versionsänderungen durch Hersteller erfolgen derzeit teilweise nur in begrenztem Umfang. Dies kann dazu führen, dass Kommunen Softwareversionen einsetzen, die nicht oder noch nicht von einer gültigen Zulassung erfasst sind. Kommunen sollten daher eigenständig darauf achten, dass für die tatsächlich eingesetzten Versionsstände eine gültige Zulassung vorliegt.
Die Übersicht der zugelassenen Fachverfahren auf der Internetseite der gpaNRW stellt hierbei eine wichtige Orientierung dar (siehe Textende). Maßgeblich ist nicht allein die ursprüngliche Zulassung eines Produkts, sondern insbesondere auch, ob die konkret eingesetzte Version dort als zugelassen aufgeführt ist.
Zahlreiche bestehende Zulassungen erreichen das Ende ihrer regulären Gültigkeitsdauer
Darüber hinaus wird in den kommenden Monaten eine weitere Entwicklung an Bedeutung gewinnen: Zahlreiche bestehende Zulassungen erreichen das Ende ihrer regulären Gültigkeitsdauer. Zulassungen werden grundsätzlich befristet erteilt und verlieren nach Ablauf der Zulassungsfrist ihre Wirksamkeit, sofern keine rechtzeitige Rezertifizierung erfolgt.
Kommunen sollten daher frühzeitig mit ihren Softwareanbietern in Kontakt treten und klären, ob erforderliche Rezertifizierungen bereits beantragt wurden beziehungsweise rechtzeitig beantragt werden. Erfolgt dies nicht, besteht das Risiko, dass Fachverfahren nach Ablauf der Zulassung nicht mehr rechtskonform eingesetzt werden können.
Die gpaNRW empfiehlt den Kommunen daher insbesondere:
- regelmäßig zu prüfen, welche konkrete Versionsnummer des eingesetzten Fachverfahrens produktiv genutzt wird,
- diese mit der Übersicht der zugelassenen Fachverfahren abzugleichen,
- Ablaufdaten bestehender Zulassungen zu beachten,
- Hersteller frühzeitig auf notwendige Rezertifizierungen hinzuweisen und
sich entsprechende Zulassungsnachweise durch die Anbieter vorlegen zu lassen.
>> Bei Unsicherheiten sollten sich Kommunen zunächst an den jeweiligen Hersteller oder Anbieter wenden.
>> Sofern weiterer Klärungsbedarf zum Thema besteht, helfen die Experten der gpaNRW gerne weiter und freuen sich auf eine Kontaktaufnahme.
>> Weitere Informationen sowie die Übersicht der aktuell zugelassenen Fachverfahren können auf der Homepage der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen über den Menüpunkt Prüfergebnisse im Bereich "Programmprüfung - Kommunale Fachverfahren" eingesehen werden.
