„Die Stadt Krefeld hat ein Qualitätshandbuch und ein umfangreiches Einarbeitungskonzept für die Wirtschaftliche Jugendhilfe erstellt. Damit ist es gelungen, ein Rahmenwerk abzubilden, das alle rechtlichen Sachverhalte für die Fachkräfte der WiJu abdeckt. Es beschreibt darüber hinaus noch die wichtigsten Formulare und Anträge. Ergänzt wird das Einarbeitungskonzept durch Verfahrensablaufpläne, welche zukünftig noch detaillierter dargestellt werden sollen. Dieses Konzept setzt Maßstäbe und ist ausdrücklich zur Nachahmung empfohlen“, lobte gpa-Präsident Michael Esken bei seinem Besuch.

Qualitätshandbuch wird fortlaufend weiterentwickelt

Das Qualitätshandbuch ist aus einer Organisationsuntersuchung in den Jahren 2009 bis 2010 für den Bereich 513 „Familien“ entstanden. Dieses Qualitätshandbuch wird seitdem fortlaufend an die rechtlichen Rahmenbedingungen angepasst und weiterentwickelt. Bestandteil sind alle notwendigen Prozessbeschreibungen, Formulare, Arbeitshilfen, Leitfäden und Vereinbarungen. Beispiele für die „Wirtschaftliche Jugendhilfe“ sind die Arbeitsanweisung, die Beihilferichtlinien sowie die „Arbeitshilfe notwendige Unterlagen“ für die WiJu.

Die gpaNRW überprüft im Rahmen ihres gesetzlichen Auftrags im Fünf-Jahres-Turnus u. a. alle 396 Kommunen im Land. Bei diesen überörtlichen Prüfungen werden zuvor festgelegte Prüfgebiete im Schwerpunkt begutachtet. Das Prüfteam kann bei herausragenden, vorbildlichen Ergebnissen in einem Handlungsfeld die Auszeichnung der Kommune als „Gutes Beispiel“ vorschlagen. Im Segment der kreisfreien Städte wurde in der überörtlichen Prüfung 2024/2025 auch das Prüfgebiet „Hilfe zur Erziehung“ mit dem Handlungsfeld „Wirtschaftliche Jugendhilfe“ betrachtet.

Zum Einarbeitungskonzept bestehen noch weitere strukturierte Arbeitspapiere:

• Ein Onboarding-Konzept als Darstellung, wie neue Fachkräfte in Krefeld eingearbeitet werden. Als Struktur wurde eine Checkliste mit den unterschiedlichen Phasen der Einarbeitung erarbeitet. Die neuen Fachkräfte sind so stets in der Lage, transparent nachzuvollziehen, in welchem Schritt der Einarbeitung sie sich befinden.
• Ein Einarbeitungsablaufplan als Ergänzung zum Onboarding-Konzept. Dieser beschreibt, was bei welchem Einarbeitungsschritt passiert und wer hierfür die Verantwortung trägt. Der Ablaufplan gliedert sich dabei in unterschiedliche Sachthemen wie z. B. IT-Systeme oder Beratungen. Abgerundet wird der Einarbeitungsplan durch eine Übersicht stattfindender Feedbackgespräche, welche verbindlich festgehalten werden.

Durch die sehr guten und verbindlich definierten Strukturen in der Abteilung Familien ist die Stadt Krefeld in der Lage, den Aufgabenbereich „Hilfe zur Erziehung“ strukturiert und wirtschaftlich zu bearbeiten. Neben guten Strukturen wird hierfür zusätzlich eine quantitative Personalausstattung benötigt. Bei den Fällen je Vollzeit-Stelle WiJu erzielte die Stadt 2022 die niedrigste Fallbelastung mit 72 Hilfeplanfällen je Vollzeit-Stelle. Dies spiegelt sich wiederum bei den Erträgen aus Kostenerstattungen wider. Hier erzielt die Stadt mehr Erträge im Einwohnerbezug als 75 Prozent der Vergleichskommunen.

Gutes Beispiel, um Personal zu halten und zu gewinnen

„Durch die gute Personalausstattung kann die Wirtschaftliche Jugendhilfe gezielt Kostenerstattungsansprüche geltend machen, was wiederum den Haushalt der Stadt Krefeld entlastet. Das Qualitätshandbuch und das Einarbeitungskonzept schaffen einen wichtigen Rahmen, der auch künftig dazu beitragen kann, Personal zu gewinnen, gut einzuarbeiten und zu halten. Daher zeichnen wir die Stadt Krefeld mit Freude aus und empfehlen das Vorgehen anderen Kommunen als Beispiel für gute kommunale Praxis“, unterstreicht gpa-Präsident Michael Esken bei seinem Besuch in der Seidenweberstadt.

Oberbürgermeister Frank Meyer erklärt abschließend zu der Auszeichnung durch die gpaNRW: „Es ist immer gut, wenn wir in der kommunalen Familie voneinander lernen können. Die Auszeichnungen der Gemeindeprüfungsanstalt bieten dafür Hinweise und Anregungen. Dass wir nun in Krefeld ein solches ‚gutes Beispiel‘ geben können, ist eine tolle Anerkennung für die engagierten Kolleginnen und Kollegen im Fachbereich Jugendhilfe und Beschäftigungsförderung und zugleich ein Anreiz, uns im konkreten Arbeitsalltag durch kreative Lösungen immer weiter zu verbessern.“