Vor rund einem Jahr hat der Landtag NRW durch Änderungen in der Gemeinde- und Kreisordnung des Landes Nordrhein-Westfalen wesentliche Grundlagen zu einer digitalen Gremienarbeit in den Kommunen geschaffen.
Im Zuge der Klarstellung des rechtlichen Rahmens wurde auch ein Zulassungserfordernis formuliert. Mit diesem Instrument soll sichergestellt werden, dass die in den Sitzungen der Gemeinderäte und Ausschüssen einzusetzenden Anwendungen zur Bild- und Ton-Übertragung sowie zu Wahlen und Abstimmungen einem notwendigen und einheitlichen Standard entsprechen.
Das Zulassungsverfahren soll gewährleisten, dass die Anwendungen wesentliche technische und funktionelle Anforderungen im Zusammenhang mit der IT-Sicherheit und dem Datenschutz erfüllen, bevor sie in dem sensiblen Bereich der Gremiensitzungen auf kommunaler Ebene eingesetzt werden. Hierzu zählt auch eine Betrachtung der Cloudlösungen, die gerade in diesem Bereich der IT-Anwendungen verstärkt angeboten werden. Eingesetzt werden sollen letztlich nur Anwendungen, die eine entsprechende Zulassung erhalten.
Die mit dem Zulassungsverfahren verbundenen Aufgaben wurden der gpaNRW übertragen. Das bei der gpaNRW zuständige Fachteam 3.30 IT verfügt durch die seit 2020 wahrgenommenen Zulassungen von Fachverfahren der kommunalen Haushaltswirtschaft über einschlägige Prüfungserfahrungen.
Für das Zulassungsverfahren wurden mit dem zuständigen Ministerium für Heimat, Kommunales, Bauen und Digitalisierung (MHKBD) rund 100 Kriterien konkretisiert und in einer Verwaltungsvorschrift niedergelegt. Die damit öffentlichen Kriterien führten seit Veröffentlichung zu einem regen Interesse sowohl bei den möglichen Nutzern von Anwendungen als auch bei den Herstellern der Lösungen.
Während die kommunale Ebene hierbei vielfach Fachfragen zu grundsätzlichen Einsatzszenarien stellt, richten sich die Anfragen der antragspflichtigen Hersteller zunächst auf die Hintergründe der zu erfüllenden Kriterien, z. B. zu den wichtigen datenschutzrechtlichen Aspekten.
Aktuell werden bereits Anträge vom Fachteam geprüft. Darüber hinaus werden weitere Anträge von namhaften Herstellern, u. a. für Bild- und Ton-Übertragungen, vorbereitet. Mit einer ersten Zulassung von Anwendungen noch im ersten Halbjahr 2023, kann gerechnet werden.
Alle wesentlichen Informationen rund um das Thema, sowie die zuständigen Ansprechpartner finden Sie unter Digitale Gremienarbeit | gpaNRW.
