Die Stadt Dülmen ist von der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) als „Beispiel für gute kommunale Praxis“ im Bereich Vergabewesen ausgezeichnet worden. gpa-Präsident Heinrich Böckelühr überbrachte Bürgermeisterin Lisa Stremlau die positive Nachricht persönlich. „Die Stadt Dülmen erfüllt fast alle Voraussetzungen, die die gpaNRW für ein Nachtragswesen als wesentlich und wichtig erachtet“, lobt gpa-Präsident Heinrich Böckelühr bei seinem Besuch im Dülmener Rathaus.
Seit 2003 prüft die gpaNRW in regelmäßigem Turnus alle 396 Kommunen in NRW. In Dülmen wurde in diesem Jahr unter anderem das Vergabewesen unter die Lupe genommen. Dabei fiel den gpa-Prüfern auf, was nun zur Auszeichnung führte: Die Bearbeitung von Nachträgen erfolgt in Dülmen mit Hilfe von standardisierten Vorlagen durch die örtliche Rechnungsprüfung. Die Fachbereiche der Stadtverwaltung müssen die jeweiligen Nachträge dezidiert begründen und die Auftragssumme inklusive der Nachträge dem Rechnungsprüfungsamt mitteilen.
Bürgermeisterin Lisa Stremlau erhielt von gpa-Präsident Heinrich Böckelühr im Oktober die Auszeichnung.
Wo liegt der Vorteil? Auftragsvergaben und Zuschlagserteilungen werden in Dülmen durch die zentrale Vergabestelle begleitet. Etwaige Nachträge und deren Prüfung auf Notwendigkeit, Einhaltung der Vergabevorschriften und der Wirtschaftlichkeit werden dagegen von der örtlichen Rechnungsprüfung vorgenommen. Diese Zweiteilung führt zu erhöhter Transparenz des Vergabeverfahrens.
Es entsteht im Nachtragsmanagement der Stadt Dülmen quasi eine „Transparenz der Prozesse“. Das Rechnungsprüfungsamt geht sogar noch einen Schritt weiter, indem es alle Nachträge systematisch erfasst und diese mindestens einmal jährlich auswertet und den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses berichtet.
„Die Anzahl der Nachträge wird durch diesen engmaschigen Verfahrensprozess genau im Blick behalten und natürlich auch die Abweichungen durch die Nachträge von der Gesamtauftragssumme. Ebenfalls werden Vergleiche zu Vorjahren gezogen“, hebt gpa-Präsident Heinrich Böckelühr die weiteren Vorzüge der Dülmener Verfahrensprozesse hervor. Aus Sicht der gpaNRW steigert dieses Verfahren einen effizienteren Einsatz von Steuergeldern. Nur wenige Kommunen hätten das Nachtragsmanagement so konsequent organisiert wie die Stadt im Münsterland.
In Kürze plant die Rechnungsprüfung der Stadt Dülmen auch, die Gründe für Nachträge intensiver zu betrachten. „Wenn man die Ursachen für Nachträge erkennt, können diese Kenntnisse auch für zukünftige Baumaßnahmen genutzt werden“, erläutert Heinrich Böckelühr. Gründe für Nachträge können abweichende Massenberechnungen oder eine zu schnelle, ungenaue Planung sein. Möglicherweise können auch einzelne Gewerke „auffällig“ bei der Anzahl und Häufigkeit von Änderungen oder Nachträgen sein.
Bürgermeisterin Lisa Stremlau erklärt abschließend zu der Auszeichnung durch die gpaNRW: „Die Transparenz der Verwaltungsarbeit hat für die Stadt Dülmen einen sehr hohen Stellenwert, insbesondere natürlich auch bei Vergabeverfahren. Es freut mich sehr, dass das bei uns angewandte Verfahren nun diese Anerkennung durch die gpaNRW erfährt. Das bestärkt uns in unserer Arbeit.“
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