Es ist offiziell durch die gpaNRW bestätigt: Die Stadt Aachen ist ein gutes Beispiel für kommunale Praxis.

Die Bauaufsicht der Stadt Aachen hat bedingt durch nicht besetzte Stellen sowie Arbeitsrückstände eine Verteilkonferenz für neu eingehende Fälle eingeführt. Im Zwei-Tages-Rhythmus werden durch Fachbereichsleitung und Abteilungsleitungen alle eingehenden Bauanträge gesichtet und anhand einer feststehenden, elektronisch hinterlegten Liste verteilt.

In der Liste befinden sich fortlaufend alle Beschäftigten der Bauantragsbearbeitung. In Abhängigkeit des individuellen Stellenanteils und der Aufgabenauslastung erfolgt eine rollierende Positionierung auf der Liste. Die Zuordnung erfolgt grundsätzlich durch einen - mit allen Leitungskräften abgestimmten - Algorithmus, dessen Ergebnis nicht vorherbestimmbar ist, auch nicht durch die Vorgesetzten. Die Standardgewichtung der Bauanträge ist ein einfacher Punktwert. 

Besonders schwierige Fälle führen im Vorfeld dazu, dass durch die Verteilkonferenz ein höherer Punktwert vergeben werden kann. Der Punktwert ist maßgeblich für die Anzahl der fortlaufenden Zuteilungen an die Beschäftigten. Im Fall eines erhöhten Punktwertes rückt bei der erneuten Zuteilung der nächste Beschäftigte an die Stelle.

Die zuvor geschilderte Vorgehensweise wird seit Oktober 2023 praktiziert. Nach einer anfänglichen Zurückhaltung der Beschäftigten ist die Resonanz zwischenzeitlich positiv. Die Antragskonferenz mit anschließender Verteilung anhand einer Liste, mit feststehenden Verteilparametern und Auflösung der örtlichen Zuständigkeiten (keine Zuteilung der Bauanträge nach Straßenliste) bietet die folgenden Vorteile:

• Korruptionsprävention – da durch die rollierende Positionierung auf der Liste auch für die Vorgesetzten nicht ersichtlich ist, wer an nächster Stelle steht. 
• Einfache Vertretungsregelung – im Urlaubs- und Krankheitsfall erfolgt die Zuteilung auf den nächsten Beschäftigten.
• Bauanträge werden auf die Mitarbeitenden gleichmäßig verteilt.
• Es erfolgt eine Beschleunigung des Prozesses der Bauantragsbearbeitung.

• Die Gesamtlaufzeiten konnten verkürzt werden.

   

Bei der Bauaufsicht gehört die Stadt Aachen zu dem Viertel der kreisfreien Städte mit den geringsten Gesamtlaufzeiten. Die von der Stadt Aachen gewählte Vorgehensweise nach Antragseingang ist vorbildlich und kann so ein gutes Beispiel für andere Bauaufsichten sein.

Gleichwohl zeigt das Prüfteam der gpaNRW im aktuellen Prüfbericht noch Möglichkeiten auf, um die Abläufe weiter zu optimieren. Aus Transparenz- und Steuerungsgründen sollte die Stadt Aachen künftig die Laufzeiten ab Vollständigkeit des Bauantrages ermitteln, denn nach wie vor belasten trotz guter Bauberatung hohe Anteile unvollständiger sowie schließlich abzulehnender Bauanträge die Antragsbearbeitung.

Ansatzpunkte zur Verfahrensbeschleunigung könnte auch die gesetzlich normierte Rücknahmefiktion bieten: diese wendet die Stadt Aachen an, im interkommunalen Vergleich werden jedoch vergleichsweise wenige Bauanträge zurückgenommen. Hier könnte eine Sensibilisierung der Mitarbeitenden erfolgversprechend sein. Die eingesetzte Fachsoftware, aber auch die technischen Gegebenheiten am Verwaltungsstandort ermöglichen einen digitalen Bearbeitungsprozess noch nicht umfänglich. Auch bei den Beteiligungsprozessen bestehen noch Optimierungspotenziale.

Wir gratulieren an dieser Stelle nochmals ganz herzlich allen „guten Beispielen“ in NRW zu ihren zukunftsweisenden Ideen und deren Umsetzung.