Ab 01. Januar 2021 dürfen die Städte, Gemeinden und Kreise in NRW nur noch Fachverfahren für die automatisierte Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft einsetzen, die von der Gemeindeprüfungsanstalt NRW (gpaNRW) zugelassen sind. Davon betroffen sind alle eingesetzten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen. Antragsteller sind in der Regel die Hersteller der kommunalen Software. Die ersten Zulassungsanträge liegen bereits bei der gpaNRW vor.
Mit Inkrafttreten des 2. NKFWG NRW wurden der Gemeindeprüfungsanstalt NRW neue Aufgaben im Bereich der Informationstechnik übertragen. Diese sind in § 2 a GPAG (Gemeindeprüfungsanstaltsgesetz) beschrieben und gelten seit dem 01. Januar 2019. Weiterhin wurde mit dem 2. NKFWG NRW auch der § 94 GO NRW neu gefasst, der im Rahmen einer Übergangsregelung jedoch erst ab dem 01. Januar 2021 in Kraft tritt. Gegenstand der neuen Regelung des § 94 Absatz 2 GO NRW ist die Einführung einer Verpflichtung zur Zulassung kommunaler Fachverfahren im Bereich der Haushaltswirtschaft durch die gpaNRW.
Nach § 94 Absatz 2 GO NRW dürfen künftig „für die automatisierte Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft nur Fachprogramme verwendet werden, die von der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen zugelassen sind. Gleiches gilt für die Verwendung dieser Fachprogramme nach wesentlichen Programmänderungen. Die Gültigkeit der Zulassung soll befristet werden. Bei Programmen, die für mehrere Gemeinden Anwendung finden sollen, genügt eine Zulassung. Die technischen Standards, die erforderlich sind, um die gesetzlichen Voraussetzungen für die Programmzulassung zu erfüllen, werden von der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen im Benehmen mit dem für Kommunales zuständigen Ministerium im Rahmen einer Verwaltungsvorschrift als Prüfhandbuch niedergelegt.“
§ 94 Absatz 2 GO NRW ist aufgrund der Übergangsregelung derzeit noch nicht Bestandteil der offiziellen Sammlung der Gesetze und Verordnungen für NRW.
Im Rahmen der Vorbereitungsphase werden zurzeit Prüfungshandbücher entwickelt, um die notwendigen Voraussetzungen für die Zulassung zu beschreiben. Mit den verschiedenen Prüfungshandbüchern werden sowohl fachübergreifende als auch fachspezifische Kriterien formuliert, die für eine Zulassung der Fachanwendung werksseitig erfüllt sein müssen. Die Prüfungshandbücher werden sukzessive weiterentwickelt, um die sich stetig wandelnden Anforderungen – z. B. durch die Digitalisierung – abbilden zu können. Wesentlicher Bestandteil der Vorbereitungsphase ist daher auch eine intensive Abstimmung mit dem Ministerium für Heimat, Kommunales, Bauen und Gleichstellung Nordrhein-Westfalen (MHKBG NRW).
Generell gilt jedoch: das Zulassungsverfahren durch die gpaNRW beginnt mit Antragstellung (§ 2 Abs. 4 Satz 3 GPAG). Ausgangspunkt des Prüfungs- und Zulassungsverfahrens ist somit ein förmlicher Antrag auf „Prüfung und Zulassung finanzwirksamer Fachverfahren für den kommunalen Einsatz im Land Nordrhein-Westfalen“.
Einige Software-Hersteller haben bereits formlose Zulassungsanträge bei der gpaNRW gestellt bzw. für die nächsten Wochen angekündigt. Um möglichen Antragstellern frühzeitig alle mit einer Beantragung im Zusammenhang stehenden Informationen zur Verfügung stellen zu können, werden zurzeit eine Übersicht über Antragsarten, Formulare sowie die für eine Zulassung notwendigen Grundinformationen erarbeitet, die ab Frühjahr 2020 online verfügbar sein werden.
Die Zulassungs- und Zertifizierungsverfahren sind nur ein Teil der neuen Aufgaben, die der gpaNRW übertragen wurden. Ergänzt wird das neue Aufgabenpaket durch die Übertragung weiterer Aufgaben mit IT-Bezug, die im § 2a Absatz 1 und 2 GPAG konkretisiert werden. Auf Grund der in der Vergangenheit durch einschlägige Prüfungen und Beratungen gewonnenen Erkenntnisse sind diese umfassenden Aufgaben innerhalb der gpaNRW dem Team 3.30 („IT-Prüfung und IT-Beratung“) zugeordnet.
Während der Übergangsfrist werden bei der gpaNRW zunächst die organisatorischen Voraussetzungen der Programm-Zulassung geschaffen und Prüfungshandbücher erstellt. Darüber hinaus befinden sich aktuell auf der Agenda der Zertifizierungsstelle:
- der Aufbau eines Software-Katasters für NRW
- der Aufbau einer technischen Prüfungsplattform (Cloud-Umgebung und Prüfsoftware)
- die Planung einer kontinuierlichen Informationsplattform für Kommunen und Hersteller
- die Bereitstellung einer sicheren Datenaustausch-Plattform zwischen Antragsteller und Zulassungsstelle
- der Ausbau des fachkompetenten Mitarbeiter-Pools
- die Beschreibung der Fragestellungen zur Auslegung des § 94 Absatz 2 GO NRW
- Informationsgespräche mit kommunalen Körperschaften und Herstellern
Parallel werden die bereits eingegangenen Anträge auf Zulassung gesichtet und die sich daran anschließenden Verfahren für einen Prüfungsbeginn im Sommer 2020 inhaltlich und organisatorisch vorbereitet.
