Seit dem 01. Januar 2021 läuft die Zulassung von Fachprogrammen nach § 94 Absatz 2 GO NRW durch die gpaNRW.
Zu diesem Zeitpunkt griff die Vorgabe des Landesgesetzgebers, dass für die automatisierte Ausführung von Geschäften der kommunalen Haushaltswirtschaft nur noch Fachprogramme verwendet werden dürfen, die durch die gpaNRW zugelassen sind. Diese hoheitliche Aufgabe wurde der gpaNRW bereits durch das 2. NKFWG NRW zum 01. Januar 2019 übertragen.
Gleichzeitig zu den vorbereitenden Maßnahmen wurden schon bis zum Jahreswechsel 2020/21 Anträge der Hersteller auf Zulassung von Fachverfahren entgegengenommen. Die jeweiligen Prüfverfahren der Zulassungspflichtigkeit schlossen sich nahtlos an. Sie bildeten den Auftakt zur individuellen Zulassungsprüfung auf der Grundlage der einschlägigen Kriterien.
In dieser Phase erreichten das zuständige gpa-Team eine Vielzahl fachlicher Anfragen – sowohl von Nutzern der Fachverfahren als auch von Herstellern. Bei der Neuheit des Themenkomplexes war dies auch absolut nachvollziehbar. Auch jetzt tauchen immer wieder Fragestellungen auf, bei deren Beantwortung die gpaNRW gerne behilflich ist. Letztlich trägt jede Anfrage wesentlich zur Ausschärfung der Vorgehensweise und der notwendigen Rahmenbedingungen bei.
Rückblick: Im Laufe des Jahres 2021 wurden insgesamt 45 Projekte angelegt und mit der Zulassungsprüfung begonnen. Die praktische Durchführung der Zulassungen erfolgt regelmäßig in Zweierteams sowie unter Nutzung der eigens dafür geschaffenen Instrumente. Transparenz und Nachvollziehbarkeit werden im digitalen Verfahren bei Erfassung, Prüfung und Abwicklung gelebt. Der Austausch mit den Herstellern erfolgt - soweit möglich – vor Ort oder per Videokonferenz.
Durch die konzentrierte Herangehensweise im ersten Schritt auf „vollumfängliche Fachverfahren“ wurde sichergestellt, dass der laufende kommunale Betrieb bei der jeweiligen Software-Nutzung weitergeführt werden kann. Erfolgreich gelang es, Fachverfahren mit einem Fokus auf besondere Bereiche der kommunalen Haushaltswirtschaft beispielsweise im Bereich Vollstreckungswesen, Controlling oder Darlehensverwaltung abzuschließen. Aktuell ist bereits in knapp der Hälfte der aufgenommenen Projekte eine Zulassung ausgesprochen worden. Hierunter fallen beispielsweise Softwarehersteller wie SAP ERP 6.0, ab-data, ProDoppik, Finanz+ und mpsNF sowie verbreitete Spezialverfahren wie avviso, SFirm und KAI.
Diese Hersteller von Fachverfahren verfügen somit über die vom Landesgesetzgeber NRW geforderte Zulassung. Diese ist zudem ein wichtiges Instrument in der sich auf kommunaler Ebene anschließenden Anwendungsprüfung durch die örtliche Rechnungsprüfung nach § 104 Absatz 1 Nr. 3 GO NRW.
Außerdem wurde ein „Arbeitskreis Programmzulassung“ bei der gpaNRW eingerichtet. Dieser soll den fachlichen Austausch mit der kommunalen Familie intensivieren, um Hinweise aufzunehmen und Anregungen zu berücksichtigen. Etabliert wurde darüber hinaus ein kontinuierlicher Austausch mit Prüfungsinstitutionen außerhalb des Landes NRW, um eine Standardisierung von Verfahren und Kriterien zu erreichen. Die durch die gpaNRW entwickelte und nun angewandte Herangehensweise wird dabei vielfach als empfehlenswertes Modell angesehen.
In 2022 steht nun die weitere Bearbeitung der noch offenen (sowie neuer) Zulassungsverfahren an; zudem werden bestehende Prüfkriterien evaluiert und weitere Szenarien entworfen. Einen Überblick über das Team und die Aufgabe finden Sie hier.
