In letzter Zeit erreichen das bei der gpaNRW für die Zulassung von Fachverfahren nach § 94 Absatz 2 GO NRW zuständige Fachteam verstärkt Anfragen zu bereits zugelassenen Anwendungen.
Hierbei wird auf neuere Versionen des jeweiligen Fachverfahrens Bezug genommen, die von den Herstellern zwischenzeitlich angeboten werden und von den in der Übersicht der zugelassenen Fachverfahren veröffentlichten Versionsnummern abweichen. Fraglich ist nun, ob die geltenden Zulassungen auch die neueren Programmversionen umfassen.
Hierzu hat das MHKBG als zuständiges Kommunalministerium eine eindeutige Verfahrensweise zur gesetzlichen Regelung vorgegeben, die von der gpaNRW anzuwenden ist.
Grundsätzlich gilt, dass jede wesentliche Änderung an zugelassenen Fachprogrammen, im Sinne einer Differenzprüfung, eine ergänzende Zulassung erfordert. Dabei werden nur die geänderten Programmteile und die durch die Änderung beeinflussten Programmfunktionen einer Nachprüfung unterzogen.
Die gpaNRW weist alle Hersteller nach erfolgter Zulassung gemäß § 94 Absatz 2 Satz 2 GO NRW darauf hin, dass – unbeachtlich der zunächst auf fünf Jahre festgelegten Gültigkeit der Zulassung - jede Änderung am Fachverfahren der gpaNRW mitzuteilen ist (z. B. als Releasenote o. ä.).
Diese Änderungen am Fachverfahren werden anschließend durch die gpaNRW gesichtet und hinsichtlich ihrer Relevanz in Bezug auf die zu Grunde zu legenden Prüfungskriterien bewertet. Ergeben sich dabei aus Sicht der gpaNRW keine „wesentlichen Änderungen“, wird die aktualisierte Version auf der o. g. Projektübersicht als zugelassen vermerkt. Das bedeutet, dass diese Version dann von der gültigen Zulassung mit umfasst ist.
Findet sich die neuere Version nicht auf dieser Projektübersicht, kann das verschiedene Gründe haben:
Die Änderungsmitteilung wurde der gpaNRW (noch) nicht vorgelegt.
- Die gpaNRW kann nur prüfen bzw. sichten, was vorgelegt wird. Auch hier gilt, dass eine Bearbeitung nur auf Antrag erfolgt. Da die Kommunen für den Nachweis des Einsatzes eines zugelassenen Fachverfahrens nach § 94 Absatz 2 GO NRW verantwortlich sind, bietet sich an, dass die Nutzer der Fachverfahren die Hersteller auf die Pflicht zur Vorlage der Programmänderungen bei der gpaNRW hinweisen. Hierdurch können ungewollte Verzögerungen beim Freigabeprozess von Updates in den Kommunen vermieden werden.
- Die Änderungsmitteilung führt zu einer Nachprüfung.
- In diesem Fall befindet sich die gpaNRW noch im Austausch mit dem Hersteller. Nach Abschluss der Prüfung erfolgt eine entsprechende Veröffentlichung bzw. wird ggfls. festgestellt, dass das Fachverfahren in der neuen Version für einen Einsatz in der kommunalen Haushaltswirtschaft nicht zugelassen ist.
Der überwiegende Teil der Hersteller derartiger Fachverfahren übermittelt bereits der gpaNRW frühzeitig die notwendigen Informationen über vorgesehene oder erfolgte Änderungen.
Änderungsmitteilungen durch die Hersteller können erfolgen unter der E-Mail-Adresse komfach [at] gpa.nrw.de.
